관리자 페이지·ERP·CRM은 무엇이 다른가요?

세 시스템은 무엇을 관리하나요?

셋은 기능 수준의 차이가 아니라 관리하는 대상이 다릅니다. 관리자 페이지와 백오피스가 무엇인지는 관리자 페이지와 백오피스란 무엇인가요에서 정리했고, 이 글은 ERP·CRM과의 경계와 자료를 주고받는 방법만 봅니다.

구분	관리 대상	자료가 처음 생기는 곳	주 사용자
관리자 페이지	우리 서비스에서 생긴 주문·예약·회원·문의	우리 서비스 화면	운영·고객 응대 담당
ERP	회계·재고·구매·인사 같은 회사 자원	전표, 입출고, 급여 등 사내 업무	재무·구매·인사
CRM	고객과의 접점과 영업·상담 이력	상담·영업 활동 기록	영업·마케팅

세 번째 열이 경계를 정하는 기준입니다. 자료가 처음 생기는 시스템이 그 자료의 기준이 되고, 나머지는 받아 쓰는 쪽입니다. 이 기준을 정하지 않으면 같은 숫자가 두 시스템에서 다르게 나오고, 어느 쪽이 맞는지 매번 사람이 확인하게 됩니다.

같은 주문 한 건이 지나는 길

온라인에서 주문 한 건이 들어왔다고 하겠습니다. 접수와 상태 변경, 취소·환불 처리는 관리자 페이지에서 일어납니다. 주문이 확정되면 그 결과가 매출과 재고로 바뀌어 회계·재고 쪽에 반영됩니다. 같은 고객이 전화로 문의했다면 그 통화 내용과 이후 영업 활동은 고객 관리 쪽에 남습니다.

세 시스템이 모두 그 주문을 보지만 보는 이유가 다릅니다. 운영 담당은 이 건을 끝내기 위해, 재무 담당은 이번 달 숫자를 맞추기 위해, 영업 담당은 이 고객에게 다음에 무엇을 제안할지를 위해 봅니다. 그래서 하나의 시스템에 전부 넣으려 하면 어느 쪽에도 불편한 화면이 됩니다.

경계를 어디에 그어야 하나요?

실무에서 쓰는 기준은 두 가지입니다. 첫째, 그 자료가 처음 생기는 곳에서 수정하고 나머지는 보기만 합니다. 둘째, 한 사람이 같은 값을 두 번 입력하는 지점이 있으면 그 지점이 잘못된 경계입니다.

중소 규모에서는 ERP나 CRM을 아직 쓰지 않는 경우가 많습니다. 그때는 관리자 페이지가 그 역할의 일부를 겸하게 되는데, 겸하는 범위를 처음부터 적어 두는 편이 좋습니다. 나중에 회계 시스템을 도입할 때 어디까지 넘길지가 정해져 있으면 자료를 옮기는 작업이 단순해집니다. 반대로 범위를 적지 않고 기능을 계속 더하면 관리자 페이지 안에 간이 회계와 간이 상담 기록이 생겨 어느 쪽도 제대로 쓰지 못하는 상태가 됩니다.

도입 순서를 물으시는 경우도 많습니다. 일반적인 순서는 매일 반복하는 운영 업무가 몰려 있는 쪽을 먼저 만드는 것입니다. 주문·예약 처리가 하루 업무의 대부분이면 관리자 페이지가 먼저이고, 재고와 원가 계산에서 오류가 반복되면 회계·재고 쪽이 먼저입니다. 세 가지를 한 번에 붙이는 방식은 범위가 커지면서 어느 것도 운영에 못 쓰는 상태로 끝나는 경우가 많습니다.

자료를 넘기는 방법은 무엇이 있나요?

1. 수동 내보내기: 담당자가 엑셀로 받아 다른 시스템에 올립니다. 도입 비용이 없고 건수가 적을 때 가장 빠릅니다. 사람이 거치므로 누락과 중복이 생기고, 개인정보가 파일로 밖으로 나가는 통로가 됩니다.
2. 정기 동기화: 하루 한 번처럼 정해진 시각에 묶어 보냅니다. 운영 부담이 적고 실패한 회차를 다시 돌리기 쉽지만, 동기화 전까지는 두 시스템의 숫자가 다릅니다.
3. 연동 통로 연결: 주문이 확정되는 시점에 바로 넘깁니다. 숫자가 어긋나는 시간이 없는 대신, 받는 쪽이 멈췄을 때 다시 보내는 처리와 중복 방지를 함께 만들어야 합니다.

선택 기준은 기술 수준이 아니라 지연을 얼마나 허용할 수 있는지입니다. 월말에만 맞으면 되는 자료는 두 번째로 충분하고, 재고처럼 실시간 숫자가 판매에 영향을 주는 자료는 세 번째가 필요합니다.

자료를 밖으로 넘길 때 확인할 구분

고객 자료를 다른 회사의 시스템이나 외부 업체로 보낼 때는 그것이 업무 위탁인지 제3자 제공인지를 먼저 나눠야 합니다. 「개인정보 보호법」 제26조는 개인정보 처리 업무를 위탁할 때 위탁 목적 외 처리 금지와 기술적·관리적 보호조치 등을 포함한 문서로 하도록 하고, 위탁하는 업무의 내용과 수탁자를 정보주체가 언제든지 쉽게 확인할 수 있도록 공개하게 하며, 수탁자를 교육하고 처리 현황을 점검해 감독하도록 정합니다.

같은 법 제17조는 제3자에게 제공하는 경우를 따로 둡니다. 동의를 받아 제공할 때에는 제공받는 자, 그 자의 이용 목적, 제공하는 개인정보의 항목, 제공받는 자의 보유·이용 기간, 동의를 거부할 권리가 있다는 사실과 거부에 따른 불이익을 정보주체에게 알려야 합니다.

갈리는 지점은 상대가 우리 업무를 대신 처리하는지, 자기 목적으로 쓰는지입니다. 운영 대행사가 우리 주문을 처리하는 것은 앞쪽에 가깝고, 제휴사가 자기 영업에 쓰는 것은 뒤쪽에 가깝습니다. 연동을 붙이기 전에 어떤 항목이 어디로 가는지 표로 적어 두면 개인정보 처리방침 갱신과 수탁자 공개를 같은 작업으로 처리할 수 있습니다.

지금 정할 한 가지

지금 담당자가 같은 값을 두 번 입력하는 자료가 있는지 찾아 보시기 바랍니다. 있다면 그 자료가 처음 생기는 곳이 어디인지 정하는 것이 첫 작업이고, 이것만 정해도 연동 방식과 범위 논의가 빨라집니다.

네오렉트에 문의하실 때는 현재 쓰는 시스템 목록, 두 번 입력하는 자료, 월말에 사람이 손으로 맞추는 작업을 함께 보내 주시면 관리자 페이지에서 어디까지 처리하고 어디서부터 넘길지부터 정리해 드립니다.