AI 자동화 전에 데이터와 업무 흐름을 어떻게 정리하나요?

무엇이 정리되어야 자동화를 시작할 수 있나요?

업무 하나에 대해 다섯 칸이 채워지면 시작할 수 있습니다. 어떤 자료가 들어오는지(입력), 그 자료를 누가 볼 수 있는지(권한), 결과를 누가 확인하는지(담당자), 무엇이 나오면 끝인지(출력), 그리고 자료가 이상할 때 어떻게 되는지(예외)입니다.

이 다섯 칸을 채우는 일은 자동화 도구를 고르는 일보다 먼저입니다. 입력이 사람마다 다른 형식으로 들어오는 업무, 결과를 확인할 담당자가 정해지지 않은 업무는 어떤 도구를 붙여도 운영까지 가지 않습니다. 자료를 정리하는 단계에서 자동화 범위가 거의 결정됩니다.

자료는 어디에서 어떤 형태로 모으나요?

새로 만들지 말고 지금 그 업무를 하는 자리에서 그대로 가져옵니다.

• 실제 처리한 건 20~30건. 담당자가 보기에 "이상했던" 건이 섞여 있어야 예외 칸을 채울 수 있습니다.
• 자료가 들어오는 경로. 메일 첨부, 엑셀 업로드, 사내 시스템 조회 중 무엇인지 적습니다.
• 자료를 열어 볼 수 있는 사람의 목록과, 그 사람이 쓰는 계정
• 결과를 받는 다음 업무. 전표 입력, 담당자 승인, 거래처 회신 중 무엇으로 이어지는지 적습니다.

입력 항목은 모으는 단계에서 줄여 둡니다. 개인정보 보호법 제16조는 수집하는 개인정보를 목적에 필요한 최소한으로 제한하고, 최소 수집이라는 점의 입증 책임을 수집하는 쪽에 두고 있습니다. "일단 다 넣고 나중에 걸러 쓴다"는 방식이 자동화에서 특히 문제가 되는 것은, 모델에 넘기는 자료가 그만큼 그대로 늘어나기 때문입니다.

자료를 모으는 기간은 한 주기면 충분합니다. 월 단위 업무라면 지난 한 달, 주 단위 업무라면 지난 2~3주입니다. 더 긴 기간을 모으는 동안 업무 방식이 바뀌면 오히려 대조가 어려워집니다.

채워 본 준비 양식 — 협력사 월 정산서 검토

업무 하나에 아래 표 한 장입니다. 자동화 대상이 세 업무면 표도 세 장입니다.

칸	적는 내용	채운 예
입력	자료와 들어오는 경로	협력사 10곳이 매달 메일로 보내는 엑셀
권한	자료를 볼 수 있는 사람	정산 담당 2명, 팀장 1명
담당자	결과를 확인하는 사람	정산 담당이 1차 확인, 금액 차이는 팀장
출력	끝난 상태	계약 단가와 대조한 차이 목록
예외	이상할 때의 처리	양식이 다르면 사람에게 넘김

출력 칸을 "정산서를 검토해 준다"가 아니라 "차이 목록"으로 적은 것이 중요합니다. 자동화가 내놓을 결과물을 눈에 보이는 형태로 적어야, 검수하는 사람이 무엇을 보고 맞다고 판단할지 정할 수 있습니다. 결과물이 문장으로만 적히면 검수가 "읽어 보기"가 되고, 그러면 사람의 일이 줄지 않습니다.

권한과 담당자를 비워 두면 생기는 일

자동화는 사람보다 넓은 범위의 자료를 한 번에 읽습니다. 그래서 권한 칸이 비면 범위가 조용히 넓어집니다. 정산 담당 두 명만 보던 파일을 자동화 계정이 읽기 시작하면, 그 계정의 권한이 실제로 누구에게까지 열려 있는지 확인해야 합니다.

개인정보의 안전성 확보조치 기준 제5조는 접근 권한을 업무에 필요한 최소한으로 차등 부여하고, 담당자나 업무가 바뀌면 지체 없이 변경·말소하며, 권한을 주고 바꾸고 없앤 내역을 최소 3년간 보관하도록 정하고 있습니다. 같은 조는 정당한 사유가 없으면 담당자별로 계정을 발급하고 공유하지 않도록 하고 있습니다. 자동화를 붙일 때 계정을 하나 만들어 여러 사람이 같이 쓰는 방식이 여기에 걸립니다.

담당자 칸이 비면 다른 문제가 생깁니다. 결과가 틀렸을 때 고치는 사람이 없으면, 자동화는 몇 주 안에 아무도 보지 않는 출력물을 계속 만들게 됩니다. 담당자는 직책이 아니라 이름으로 적습니다.

권한을 정리하는 작업은 자동화를 막는 일이 아니라 범위를 좁히는 일입니다. 자동화 계정이 정산 폴더 한 곳만 읽으면 되는지, 사내 공유 드라이브 전체를 읽어야 하는지가 이 단계에서 정해집니다. 전자라면 사고가 생겼을 때 영향 범위도 그 폴더에서 끝납니다.

양식이 채워졌다고 볼 수 있는 기준

아래 네 가지에 답할 수 있으면 자동화 설계를 시작할 수 있습니다.

1. 입력 자료의 형식이 매번 같습니까? 다르다면 몇 가지로 다른지 세었습니까?
2. 출력이 눈에 보이는 결과물로 적혀 있습니까?
3. 결과를 확인하는 사람이 이름으로 정해져 있고, 확인에 쓰는 시간이 지금보다 줄어듭니까?
4. 예외 칸에 "사람에게 넘긴다" 외에 넘기는 경로가 적혀 있습니까?

한 칸이라도 비면 그 업무는 이번 범위에서 빼고 다음 업무로 넘어가는 편이 낫습니다. 못 채운 칸은 대개 자료가 없어서가 아니라, 업무가 사람마다 다르게 처리되고 있어서 비어 있습니다. 그 상태로 자동화하면 누군가의 처리 방식만 굳어집니다.

지금 정할 한 가지

자동화 후보로 생각하던 업무 하나를 골라 출력 칸부터 적어 보시기 바랍니다. 끝난 상태를 결과물로 적지 못한다면, 아직 그 업무를 자동화할 준비가 된 것이 아니라 업무 정의부터 필요한 단계입니다. 출력이 적히면 입력과 예외는 그 결과물을 만들기 위해 무엇이 필요한지로 따라 나옵니다.